1. Het bestuur van de Nederlandse Wetenschappelijke Vereniging voor Seksuologie (NVVS) heeft in de bestuursvergadering van 29-08-2005 besloten tot oprichting van een fonds welke ter kennisgeving werd aangeboden op de ALV van 17 maart 2006. Dit fonds draagt de naam "NVVS Fonds Stimulering en Ontwikkeling Seksuologie“.

2. De doelstelling van het NVVS Fonds Stimulering en Ontwikkeling Seksuologie is in het algemeen het bevorderen van de Seksuologie, meer specifiek het bevorderen van wetenschappelijke, klinische of maatschappelijk relevante projecten. Het fonds is bedoeld om incidentele activiteiten te financieren, zulks ter beoordeling van het NVVS-bestuur.

3. NVVS-leden kunnen voor specifieke projecten elk jaar voor 1 juni een schriftelijke aanvraag tot financiële ondersteuning indienen bij het NVVS-bestuur. Het NVVS-bestuur beslist voor 31 december over de aanvraag, op grond van onder andere de relevantie, de kwaliteit en de haalbaarheid van het project. Indien de financiële ondersteuning wordt toegekend, geldt een verjaringstermijn van 18 maanden.

4. De procedure en voorwaarden t.a.v. de aanvraag, besluitvorming, toekenning en afhandeling zijn vastgelegd in het document ‘Fonds SOS: procedure en voorwaarden’, welke in bijlage 1 behorende bij dit reglement gepubliceerd is.

5. Het boekjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.

6. Het fonds kan gevoed worden met gelden uit de algemene NVVS-middelen, doch dit mag nooit een gezonde financiële situatie van de NVVS aantasten. Bij voorkeur dient het fonds gevuld te worden met sponsorgelden (bijvoorbeeld: farmaceutische industrie; legaten; gezondheidszorgverzekeraars). Ook kan NVVS-leden gevraagd worden een gift over te maken voor het fonds. Als streefbedrag wordt gedacht aan een bedrag van 4.500 euro per jaar, dat door de NVVS in de kas van het fonds wordt gestort om vermogen te vormen/in stand te houden.

7. Het bestuur van de NVVS is verantwoordelijk voor het beheer van de gelden in het fonds. Het bestuur legt jaarlijks, bij monde van haar penningmeester, op de Algemene Ledenvergadering van de NVVS, verantwoording af over inkomsten en uitgaven van het afgelopen kalenderjaar.

8. Daar waar dit reglement in strijd is met de NVVS-statuten of met het huishoudelijk reglement van de NVVS, prevaleren de laatstgenoemden. Bijlage 1 ‘Fonds SOS:

PROCEDURE EN VOORWAARDEN

Jaarlijkse tijdslijn

• 1 juni: Deadline aanstellen beoordelingscommissie

• 1 juni: Deadline call for proposals

• 15 september: Deadline indienen aanvragen

• 1 november: Deadline beoordelen aanvragen

• 1 december: Indien nodig, termijn voor extra peer-review traject, extra vragen stellen aan aanvragers

• 31 december: Deadline bestuursbesluit toekenningen

• 1 juni opvolgende jaar: Deadline tussentijdse rapportage

• Maart/ April Presentaties NVVS voorjaarcongres/symposium

Call for proposals
- Het bestuur brengt minimaal 2 maanden voor de sluitingsdatum een call for proposals uit.
- Per projectvoorstel is maximaal 4.500 Euro beschikbaar.
- In het call for proposals worden de toetsingscriteria, procedure, en tijdslijn kenbaar gemaakt.
- Eventueel kan het bestuur een specifiek interessegebied / interessegebieden aan het call for proposals koppelen.
- De call for proposals wordt kenbaar gemaakt via:
1. NVVS website
2. NVVS nieuwsbrief
- Ieder jaar maakt het bestuur bekend hoeveel aanvragen maximaal gehonoreerd kunnen worden. Het streven is om er minimaal 1 per jaar te honoreren. Het exacte aantal wordt ieder jaar in de begroting van de NVVS opgenomen, die tijdens de ALV gepresenteerd wordt.

Voorwaarden
- Minimaal 1 van de aanvragers dient NVVS lid te zijn.
- De doelstelling van het NVVS Fonds Stimulering en Ontwikkeling Seksuologie is in het algemeen het bevorderen van de Seksuologie, meer specifiek het bevorderen van wetenschappelijke, klinische of maatschappelijk relevante projecten.
- Projecten uitgevoerd in Nederland of van toepassing op de Nederlandse situatie komen in aanmerking.
- Zelfstandige en in tijd begrensde projecten komen in aanmerking. Projecten mogen ook deel uit maken van of een vervolgproject op groter project, mits er een herkenbare eigen vraagstelling / doelstelling is.
- Per jaar mag er per projectgroep 1 aanvraag worden ingediend.
- De duur van het project is niet langer dan 18 maanden.
- Het project dient binnen 6 maanden na toekenning van financiering door het Fonds SOS van start te kunnen gaan.
- Voorstellen die na de deadline worden ingediend worden niet in behandeling genomen.
- Het projectvoorstel is, indien van toepassing, reeds goedgekeurd door de medisch ethische toetsingscommissie van de instelling.
- Indien meer financiering nodig is dan bij de NVVS is aangevraagd moet in de aanvraag duidelijk worden gemaakt hoe deze financiering tot stand zal komen.
- Aanvragen moeten zijn voorzien van de handtekening van de principal investigator of het afdelingshoofd / vertegenwoordiger instelling waar het onderzoek of project uitgevoerd wordt.
- NVVS behoudt het recht om aanvragen, die bijvoorbeeld niet aan de gestelde voorwaarden voldoen, af te wijzen.

Toetsingscriteria
- De toetsingscriteria worden vastgesteld door het bestuur.
- Aanvragen worden beoordeeld op basis van:
1. Voldoen aan eerdergenoemde voorwaarden
2. Wetenschappelijke relevantie o Klinische relevantie: relevantie voor seksuologisch werkveld en patiënten
3. Maatschappelijke relevantie: relevantie voor publiek o Originaliteit & creativiteit
4. Heldere formulering projectdoelen:
- Getoetst m.b.v. SMART criteria (specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant, tijdgebonden)
- Onderzoeksdoelstellingen indien van toepassing volgens PICO o Kwaliteit van de methode (indien van toepassing)
5. Werving, dataverzameling, analyse, rapportage, ethiek, disseminatie/toepassing Realiseerbaarheid plan van aanpak & tijdspad
6. Begroting en budget

Subsidiabele kosten (alleen kosten direct gerelateerd aan de uitvoer van het project)
- Financiële vergoeding voor uitvoerenden van het onderzoek of project
- Salaris voor research assistenten die direct voor het onderzoek werken - Projectmaterialen
- Reis en transportkosten - Werving van deelnemers
- Andere direct aan het project gerelateerde kosten

Niet-subsidiabele kosten (Indirecte kosten)
- Instellingskosten
- Collegegeld
- Kosten van een consultant - Lidmaatschapsgelden - Kosten van studie publicatie
- Kosten van bv een octrooi kantoor
- Zwangerschapsverlof
- Ziekteverlof
- Belastinggelden
- Verzekeringskosten

Indienen onderzoeksvoorstel
- Het aanvraagformulier dient vóór de deadline gemaild te worden naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..
- Alle aanvragers ontvangen per mail een ontvangstbevestiging.

Peer review
- Indien de beoordelingscommissie dit nodig acht, dan kunnen peer-reviewers benaderd worden.
- Peer-reviewers die gespecialiseerd op het gebied van de ingediende projectvoorstellen, beoordelen de projectvoorstellen (zonder de persoonsgegevens van de aanvrager weer te geven).
- Oordelen van referenten worden gebundeld in een referentenrapport.
- De referenten blijven voor de aanvragers anoniem.
- Aan alle referenten wordt gevraagd de code KNAW belangenverstrengeling in te vullen.

Beoordelingscommissie
- Ieder jaar wordt onder leiding van de coördinator Pijler wetenschap een beoordelingscommissie ingesteld.
- De taak van deze commissie is de projectvoorstellen te beoordelen en ten opzichte van elkaar af te wegen en te prioriteren.
- Zij krijgen hiervoor de beschikking over alle projectvoorstellen.
- De beoordelingscommissie kan indien gewenst aanvullende vragen stellen aan de aanvragers. Daarnaast kunnen zij beslissen om peer-reviewers of referenten te benaderen.
- De commissie brengt een advies uit over financiering aan het NVVS bestuur.
- Aan alle leden van de commissie wordt gevraagd de code KNAW belangenverstrengeling in te vullen.

Besluit
- Het bestuur toetst of de beoordelingscommissie heeft gewerkt volgens de call for proposals, voorwaarden en toetsingcriteria.
- Het bestuur krijgt hiervoor de beschikking over:
1. Projectvoorstellen
2. Samenstelling beoordelingscommissie
3. Code belangenverstrengeling referenten / beoordelingscommissie
4. Rapport / advies van de beoordelingscommissie (inclusief verslag van eventuele benaderde peer-reviewers of referenten) - Het NVVS bestuur neemt op basis hiervan een besluit over de financiering.

- Het bestuur neemt het advies van de beoordelingscommissie in principe over, maar het kan daar beargumenteerd van afwijken.

Afhandeling
- Aanvragers worden via het emailadres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. op de hoogte gesteld.
- Goedgekeurde aanvragen worden op de NVVS website gepresenteerd.
- Aanvragers van goedgekeurde aanvragen kunnen 75% van het bedrag bij aanvang en 25% bij afsluiting van het project middels factuur aan de NVVS declareren.

Rapportage
- Van aanvragers wordt een half jaar na aanvang van het project een tussentijds rapport verlangd.
- Binnen 12 maanden na afloop van het project ontvangt NVVS een eindrapport en wordt terugkoppeling op het eerstvolgende NVVS congres gepresenteerd.
- In rapporten, tijdens presentaties of op gedrukte materialen (zoals een poster), moet financiële ondersteuning door het Fonds SOS kenbaar gemaakt worden: “Dit project is (mede) mogelijk gemaakt door financiële ondersteuning van het Fonds Stimulering en Ontwikkeling Seksuologie van de Nederlandse wetenschappelijke Vereniging voor Seksuologie”.
- NVVS behoudt zich het recht om geld terug te vorderen van goedgekeurde aanvragen die niet aan de gestelde voorwaarden hebben voldaan, waaronder uitblijven van tussentijdse rapportage en indien er binnen 12 maanden na afronding van het project geen eindrapport is ontvangen.

Als vastgesteld op de ledenvergadering van 23 maart 2018